Piyasa Fiyat teklifi nasıl hazırlanır ?

Bir teklif hazırlarken en önemli madde “müşterinizin ne istediğini çok iyi DİNLEMEK, notlarınızı almak ve beklentileri teklifte verebilmektedir.


1. Günümüzde mail, artık fax ve telefon ihtiyacını ortadan kaldırmıştır. Her türlü bilgi alışverişi mail üzerinden yapılabilmektedir. Tabii teklifler de artık mailler ile gönderilmektedir. Bir fiyat teklifi istendiği zaman teklif mail sayfasına yazılarak gönderilmez, bunu tüm mağazalar dikkate almalıdırlar.


Örnek: x model kanepe 1000 TL, y model koltuk 500 TL gibi mail sayfasına yazılmış teklifleri hiç göndermeyin daha iyi.
Çünkü teklifler özellikle firmalar ve profesyonel çalışan kurumlar tarafından basılır ve dosyalanır, oysaki maili bastığınız zaman çıkan sonuç ortadadır.
Teklif word, excel veya tercihen pdf formatında “maile ekli” olarak gönderilir. Mailinizde ise sadece bir ön yazı yazarsınız:
“sayın Ayşe TEMEL,
Beğenmiş olduğunuz ürünlerimizin teklifi ekte görülmektedir. Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz. Saygılarımızla,
xxx mağazası
Deniz Şenses
Satış yetkilisi-mimar
gibi…


2. Maili yazarken hitap şekliniz “isim soyisim” şeklinde veya sadece “soyisim” şeklinde olmalıdır. Örneğin müşterinizin ismi Ayşe Temel, yazılı hitap şekliniz “Sayın Ayşe TEMEL” veya “Sayın TEMEL” şeklinde olmalıdır. “Sayın Ayşe hanım” şeklindeki hitaplara sıkça rastlanmakta ama profesyonel görünmemektedir.


3. Ekli dosyanıza verilen isim de çok önemlidir. Teklife kişi ismi VERİLMEZ!!!
ayseteklif.pdf , ayse.pdf gibi dosya isimleri son derece basit durur. vereceğiniz isim Ayşe Temel’in çalıştığı firma ismi olabilir (örneğin Boylar İnşaat olsun) Boylarinsaat.pdf şeklinde isim verebilirsiniz. İsmin arkasına bir de tarih eklerseniz dosyalama sırasında müşteriye kolaylık sağlarsınız. “Boylarinsaat13062011.pdf” gibi…


Çok basit ve gereksiz gibi görünen bu konu son derece önemlidir. Hafife almayın.


4. Hazırlanan teklifte öncelikle firma anteti, adres-telefon bilgileri ve teklif referans numarası yazılmalıdır. Bunlardan bir veya daha fazlası eksik olarak teklif gönderen kurumlar profesyonel olarak algılanmazlar.
Adres bilgisi neden gereklidir? O sırada teklifi müşterinizle değerlendirmektesiniz, firmayı aramak istiyorsunuz ama teklifte numara yok, yanınızda firma telefonu yok, kartı yok. Ne yapacaksınız? Normalde tekliften bakacaktınız ama olmayınca kalıyorsunuz, maili aramak zorunda kalıyorsunuz, vakit kaybediyorsunuz ve bir diğer teklifi değerlendirme şansı açılıyor…Olan adressiz firmaya oluyor.


5. Seçilen ürünle ilgili birer resim, firma ismi, varsa kod numarası, resmin yanına açıklama, açıklamada ölçüler ve malzeme özellikleri yazılır. Sonrası adedi, birim fiyatı ve toplam fiyatı yazılır. Adet yazılmayan teklifler kontroller sırasında sıkıntı yaratır, iş yükünü büyütür.
Müşteri birçok mağaza gezmiştir, sizin ürününüzü hatırlamayabilir, veya teklifi aradan zaman geçtikten sonra tekrar değerlendirmek durumunda kalır. Resim şarttır.
Bazı firmalar bu tip bilgileri eksik vererek taklitlerden kaçabileceklerini düşünmektedirler. Orijinal ürünlerin ve detayı çok özel firmaların taklidi aslı gibi olamaz ki çok özel tasarımlar yapan sayılı firmalar vardır, bunu da belirtmek lazımdır. Eksik verilen bilgi müşteriyi araştırma yapmakla yorar ve geniş bilgi veren teklifleri öne sürer.


6. Birim fiyatlar KDV hariç olmalıdır, KDV teklif toplamına eklenmelidir.


7. Bu aşamadan sonra sıra ödeme koşullarına gelir, bunları da detaylı belirtmek gerekir.


8. Teslim süresi siparişin önemli bir bölümü olup belirleyici bir rol oynar. Bu bilginin daima “sipariş verilen günden itibaren” şeklinde belirtilerek verilmesi gerekir.


9. Teklifin geçerlilik süresi belirtilmelidir.


10. Teklifi hazırlayan kişinin adı-soyadı ve imzası bulunmalıdır. Müşteri kiminle görüştüğünü hatırlamayabilir, bunun için sizin adınızın olması şarttır.


11. Tüm bu bilgiler verildikten sonra teklif baştan sona mutlaka tekrar kontrol edilerek müşteriye gönderilebilir. Büyük ihtimalle ya yazım hatası, ya adet ya da toplam hatası bulacaksınız. Kontrolleriniz ile hem kendiniz zaman kazanırsınız hem de müşterinize mahcup olmazsınız. Adetlerin yanlış verilmesi, toplamların yanlış alınması sıkça karşılaşılan durumlardır.


12. Mail ile gönderilen tekliflerde mailinizin ulaşıp ulaşmadığını mailinizi gönderdikten yarım saat sonra maili gönderdiğiniz kişiyi telefonla arayarak teyit etmeniz işinizi garantiye almanızı sağlar. İş takibi yaptığınızı belli eder. (aaa gelmedi mi? ama göndermiştim gibi açıklamalar yapmanıza gerek kalmaz, acelesi olan müşterilerinizi memnun eder, internette karşılaşılabilen aksaklıkların hemen fark edip hemen müdahale etmenizi ve vakit kazanmanızı sağlar.)


11. Teklifin takibinin yapılması…En hassas ve dengeli olunması gereken konudur. Müşteri 2 günde 1 aranmaz. Bu şekilde sürekli aramanız sadece itici olmanızı sağlar. Duruma göre haftada 1 kez aramanız ve gelişme olup olmadığını sormanız yeterlidir.
Gösterilen özenin derecesi müşteri kazandırır, özensizlik ise kaybettirir. Düzgün çalışmak isteyenlerin dikkatinedir.